退職金否認を防ぐ！税務調査で確認される3つの書類

事業承継を3ヶ月後に控えた社長から、こんな相談を受けたことがあります。

「退職金、3,000万円で考えているんですが、問題ないですよね？」

金額の根拠を聞いてみると、「だいたいこれくらいかなと思って」とのこと。このケース、税務調査が入ったらほぼ確実に否認されます。

退職金は、オーナー社長にとって最大の節税手段のひとつです。所得税・住民税が分離課税になるうえ、退職所得控除が使えるため、給与で受け取るより圧倒的に有利に設計できます。

だからこそ、税務調査官も退職金には目を光らせています。事業承継の場面では特に念入りに調べられると思っていてください。

調査官が真っ先に開く書類は、主に3つあります。

① 株主総会議事録

退職金を支給するには、株主総会（または定款の定めがあれば取締役会）での正式な決議が必要です。

調査官が議事録を確認するとき、見ているのは「金額の根拠が明記されているかどうか」です。「退職慰労金として3,000万円を支給する」と書いてあれば及第点ですが、「相当額を支給する」「後日決定する」といった曖昧な表現では、支給の正当性そのものを問われます。

決議の日付と退職日・支給日のタイムラインも確認されます。退職後に遡って議事録を作成したと疑われると、そこから話が一気にこじれていきます。

退職金の計算式は「最終月額報酬 × 勤続年数 × 功績倍率」が一般的です。

ここで問題になるのが功績倍率です。実務上3倍が目安として使われますが、これは法令で定められた上限ではありません。ただし、倍率が高くなるほど根拠の説明責任が重くなる、という点は覚えておいてください。

「なぜこの倍率なのか」を説明できる資料があるかどうかが鍵になります。同業他社との比較資料、会社への貢献をまとめた書類、役員退職慰労金規程などが証拠として機能します。規程をまだ整備していない会社は、今すぐ着手することをおすすめします。

これが最も見落とされがちで、かつ最も危険なポイントです。

名目上は退任しているのに、実際には主要な契約判断に関与していたり、代表権を実質的に行使し続けていたりするケースがあります。調査官はこの「退職後の実態」を、取引先への聞き取りや社内メールまで含めて徹底的に調べます。

退職後の関与が認められると、受け取った退職金は「役員報酬の後払い」として課税し直されます。さらに、意図的な隠蔽と判断されれば重加算税35%が上乗せされます。3,000万円の退職金なら、追加の税負担が軽く数百万円単位になります。

退職後は名刺の肩書きを変え、契約書への署名も後任者に移し、こうした実態の変化をきちんと記録に残しておくことが、後のトラブルを防ぐ唯一の方法です。

退職金は正しく設計すれば節税効果が非常に高い手法です。しかし、書類の不備や退職後の実態の曖昧さが原因で、せっかくの節税が丸ごと否認されるケースは決して珍しくありません。

事業承継を考えているなら、退職金の準備は少なくとも1〜2年前から始めるのが現実的です。書類を整えるだけでなく、退職後の関与をどう線引きするかを、税理士と一緒に設計しておくことを強くおすすめします。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。