先日、ある社長からこんな相談を受けました。
「退職金を2,000万円で支払ったんですが、税務調査で全額否認されそうで…」
話を聞くと、書類の不備が重なっていました。金額の大きさは問題なかったのに、手続きの穴を突かれた形です。役員退職金は、「大きな節税手段」として知られている分、税務署も重点的に確認してきます。今回は、調査で実際によく指摘される3つのNGパターンを、頻度が高い順にご紹介します。
第3位：議事録がそもそも存在しない
役員退職金を経費にするには、株主総会の決議が必須です。これは税務の話というより、会社法上の手続きの話です。
金額がいくら適正であっても、議事録がなければ「正式な決議がなかった」と判断され、支払った退職金が全額経費として認められないケースがあります。「少人数の同族会社だし、別に議事録なんて…」と思っている社長ほど、この落とし穴にはまりがちです。
支給時期・金額・算定根拠を記載した議事録を、必ず支払前に作成してください。後から日付を遡って作るのは論外です。調査官はそういったことに目が利きます。
第2位：退職直前の1〜2年だけ報酬を急増させた
役員退職金の計算式は、一般的にこうなっています。
最終報酬月額 × 在任年数 × 功績倍率
「最終報酬月額」を上げれば退職金の額も増える、というのは確かです。ただ、退職直前の1〜2年だけ月額を大きく引き上げると、「意図的な操作だ」と認定されるリスクが一気に高まります。
在任20年の社長が、退職の2年前だけ月50万円から150万円に上げて退職金を3倍にしようとした事例では、「実態に即した報酬でない」として増額分をベースにした退職金が否認された事例も存在します。
報酬の増額自体は否定されませんが、増額の合理的な理由（業績向上・職務変更など）を説明できる状態にしておくことが重要です。何もなく突然増やすのは、調査官の心証を悪くします。
第1位（最多指摘）：功績倍率の根拠書類がない
ここが、もっとも多くの社長が見落としているポイントです。
役員退職金の「功績倍率」は、一般的に代表取締役で3.0倍が上限の目安とされています。ただし、3.0倍以内であれば自動的にOKというわけではありません。
税務調査官が確認するのは、「なぜその倍率なのか」という根拠です。同業・同規模の他社ではどのくらいの退職金が支払われているか、比較できる資料がなければ、2.5倍でも否認される可能性があります。
具体的には、以下のような根拠資料が求められます。
- 同業他社の役員退職金に関する調査・統計データ
- 顧問税理士が作成した算定根拠書
- 在任中の功績を記録した資料（売上推移・事業拡大の経緯など）
「税理士に丸投げしていたから書類なんてない」という状態は、一番危険です。支給前に、算定根拠をきちんと文書化しておくことが不可欠です。
今すぐできる3つの確認
退職金を近い将来に予定している社長は、今の時点でこの3点を確認してみてください。
- 株主総会議事録（または取締役会議事録）の作成手順を把握しているか
- 報酬月額の推移と、その増減の理由が説明できるか
- 功績倍率の算定根拠を書面で示せるか
退職金は一度支払ったあとで否認されると、法人税の追徴に加えて加算税・延滞税まで発生します。取り返しがつかなくなる前に、顧問税理士と事前に設計を確認しておくのが一番の対策です。
「まだ先の話だから」と後回しにするほど、リスクは積み上がっていきます。決算が近いなら、このタイミングで一度相談してみてください。
※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。