税務調査で退職金を守った社長が準備していた書類3選

先日、ある経営者から「退職金を払ったら税務調査で全額否認された」という話を聞きました。

金額は5,000万円。利益が出た年に思い切って計上したのに、調査官に「この金額の根拠が不明です」と指摘され、追徴課税を受けてしまったというのです。

実は退職金の税務調査は、知っている社長と知らない社長で結果が大きく変わる分野のひとつです。同じ金額を払っていても、書類の有無だけで「認められる」か「否認される」かが分かれることがあります。

今回は、税務調査で退職金を全額認められた社長が必ず準備していた書類を3つ紹介します。

3位：役員退職金規程

退職金をどのように計算するか、その根拠を事前に文書化したものが役員退職金規程です。

一般的な計算式は「最終月額報酬 × 在任年数 × 功績倍率（1〜3倍）」。この式自体は多くの会社で使われていますが、大切なのは「なぜうちの会社では功績倍率を2.5倍にしたのか」を規程の中で説明できているかどうかです。

調査官が見るのは金額そのものより、その計算に至った過程です。規程がなければ「その場で決めた恣意的な金額」と見なされるリスクがあります。逆に言えば、事前に整備されていれば、計算の透明性を示す有力な証拠になります。

規程の作成は、顧問税理士と相談しながら進めるのがおすすめです。後から遡って作成した書類は調査官にすぐ見抜かれますので、在任中に準備しておくことが前提になります。

退職金を支給するには、株主総会（または取締役会）での正式な決議が必要です。この議事録が不完全だと、調査の場でかなり苦しい状況になります。

議事録に最低限必要な情報は、「承認日」「支給金額」「支給理由」の3点です。これが揃っていないと、調査官から「この退職金はいつ、誰が、なぜ決めたのですか？」と追及されたとき、明確に答えられない状態になります。

「うちは家族会社だから形式的な議事録はない」というケースが意外と多いのですが、それは非常に危険です。税務調査においては、形式が整っていることそのものが「適正な意思決定があった」という証拠になります。

議事録は面倒に感じるかもしれませんが、一度フォーマットを整えておけば毎年の更新は大した手間ではありません。ここを怠ると数千万円単位のリスクになり得ます。

これが最も重要な書類です。

税法では、退職金が「不相当に高額」と判断された場合、その超過分が損金算入を否認されます。この「不相当に高額かどうか」を判断するとき、調査官が見るのが会社への貢献度です。

たとえば在任30年の社長が1億円の退職金を受け取ったとして、その30年間に会社の売上が2億円から20億円に成長していれば、それは功績として数字で示せます。しかし、この事実が書類として残っていなければ、調査官には「だから何？」という話にしかなりません。

功績調書には、売上推移・利益推移・主要な経営判断・事業の転換期などを記録しておくのが理想です。「この社長がいなければ今の会社はなかった」という事実を、主観ではなく数字とエピソードで証明する書類だと思ってください。

この書類を準備している社長はまだ少ないのですが、逆に言えば「準備しているだけで圧倒的に有利」になる書類でもあります。税務調査官も、根拠のある書類が揃っていれば無理に否認しようとはしません。

退職金の否認リスクを下げるために、まず3つを確認してみてください。

これら3つの書類は、退職金を受け取る「その日」に慌てて準備するものではありません。経営しているあいだ、継続的に積み上げておくことに意味があります。

退職金は経営者にとって、現役時代に抑えてきた報酬を取り戻す「最後の節税チャンス」とも言われます。そのチャンスを書類不備で潰してしまうのは、あまりにももったいないことです。

まだ整備が進んでいないなら、今期中に顧問税理士と一度棚卸しをしてみることをおすすめします。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。